• PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments) е широко признат водещ метод за управление на проекти. Той предоставя изпробван и тестван метод, от който организациите могат да се възползват за осъществяване на промени и разработване на нови продукти или услуги
• Методът осигурява набор от дейности, заедно с роли и техники за изпълнение на тези дейности
• Основната му цел е да помогне на организациите да разберат как фундаменталните принципи на PRINCE2 осигуряват основата на доброто управление на проекти
• Наръчникът „Управление на успешни проекти с PRINCE2®“ (Managing Successful Projects with PRINCE2®) е официалното, окончателно обяснение на PRINCE2. Изпитите на AXELOS, свързани с PRINCE2, са базирани на този наръчник
• Предназначен е за широк кръг хора, включително новобранци в управлението на проекти, опитни проектни мениджъри, практикуващи PRINCE2 и мениджъри, които обмислят приемането на метода
• Той има за цел да отговори на често задавани въпроси, като например какво се очаква от хората, какво прави проектният мениджър, какво да се прави, ако нещата не вървят по план, какви решения се очаква да бъдат взети, каква информация е необходима или трябва да се предостави, от кого да се търси подкрепа или насоки и как да се адаптира PRINCE2 за конкретен проект
Структурата на PRINCE2
Структурата на PRINCE2 се състои от четири основни интегрирани елемента: принципи, теми, процеси и проектна среда
Принципи
Тези седем принципа са основополагащи и всеки проект трябва да ги следва, за да се счита за PRINCE2 проект. Те включват:
• Непрекъснато бизнес обосноваване (Continued business justification): Проектът трябва да има валидно бизнес обосноваване през целия си живот.
• Учене от опита (Learn from experience): Опитът от предишни проекти трябва да бъде използван и приложен.
• Определени роли и отговорности (Defined roles and responsibilities): Ясно дефинирана организационна структура с определени отговорности за всеки.
• Управление на етапи (Manage by stages): Проектът трябва да бъде планиран, наблюдаван и контролиран на етапи.
• Управление по изключение (Manage by exception): Управителните нива трябва да се намесват само когато ключови показатели надхвърлят зададените прагове на толеранс.
• Фокус върху продукти (Focus on products): Проектът трябва да се фокусира върху дефинирането и доставянето на продуктите, по-специално по отношение на тяхното качество.
• Адаптиране към проекта (Tailor to suit the project): Методът PRINCE2 трябва да бъде адаптиран към нуждите на конкретния проект
Теми
Темите представляват аспекти на управлението на проекти, които трябва да бъдат разглеждани през целия живот на проекта. Темите са описани в глави 5 до 12. Основните теми са:
• Бизнес обосновка (Business case): Описва как бизнес обосновката подкрепя продължаващото бизнес оправдание за проекта и изискванията на PRINCE2 за тази тема
• Организация (Organization): Описва как се избират правилните роли за ефективен екип за управление на проекти и как се работи със заинтересованите страни
• Качество (Quality): Дефинира ролята и значението на качеството и управлението на качеството в PRINCE2, който е метод, фокусиран върху продуктите. PRINCE2 не предписва конкретен или подробен подход към управлението на качеството; всеки подход, който отговаря на изискванията, се счита за съвместим с PRINCE2
• Планове (Plans): Описва стойността на планирането за ефективно управление на проекти и видовете планове, използвани в PRINCE2. Плановете осигуряват гръбнака на необходимата управленска информация
• Риск (Risk): Предлага подход за управление на неизбежните несигурности, които засягат проектите, както по отношение на заплахите, така и на възможностите, които могат да донесат
• Промяна (Change): Предоставя насоки за управление на различните видове промени, които неизбежно възникват по време на живота на проекта. Не бъркайте „контрол на промените“ (change control) с „управление на промените“ (change management), което се отнася до промяна в начина на работа на хората в организацията
• Прогрес (Progress): Обяснява значението на измерването на прогреса спрямо целите на проекта и предоставя насоки за ефективно управление на прогреса
Всяка глава за тема е структурирана така, че да включва: значението на темата, основните концепции, изискванията на PRINCE2, насоки за ефективно използване и свързани техники
Процеси
Процесите описват прогресията през жизнения цикъл на проекта, от дейности преди проекта до окончателното затваряне на проекта. Процесите на PRINCE2 са представени в глави 13 до 20. Всеки процес включва препоръчителни дейности, продукти и свързани отговорности. Основните процеси са:
• Стартиране на проекта (Starting up a project): Описва първите дейности за стартиране на проекта, като проверка на обосноваността, създаване на екипа за управление на проекта, определяне на подхода за управление на проекта и планиране на инициацията, включително улавяне на предишни уроци
• Насочване на проекта (Directing a project): Обхваща дейностите, които проектният борд предприема за вземане на решения през целия жизнен цикъл на проекта, за да остане отговорен за успеха на проекта
• Инициализиране на проекта (Initiating a project): Описва как да се подготвите за стартиране на работата по проекта: съгласуване на подходите и контролите за управление на проекта; потвърждаване на плана; прецизиране на бизнес обосновката; и съставяне на документацията за инициализация на проекта (PID)
• Контролиране на етап (Controlling a stage): Описва как да се организира работата за даден етап, да се наблюдава прогресът, да се управляват промените (включително предприемане на коригиращи действия) и да се справя с всички проблеми, които могат да повлияят на плана на етапа
• Управление на доставката на продукти (Managing product delivery): Обяснява как доставката на продукти се контролира от проектния мениджър и екипните мениджъри, като се определят критерии за изпълнението, доставката и приемането на работни пакети
• Управление на границата на етапа (Managing a stage boundary): Предоставя на проектния борд информацията, необходима за преглед на текущия етап и актуализираната бизнес обосновка, както и за одобряване на плана за следващия етап
• Затваряне на проекта (Closing a project): Описва как да се затвори проект при доставка на неговите продукти (или договорени вариации) или преждевременно, защото вече няма бизнес обосновка за продължаване
Ключови концепции и документи
• Адаптиране (Tailoring): PRINCE2 е гъвкав и може да бъде адаптиран към различни проекти и среди. Адаптирането не означава изключване на който и да е от процесите или темите на PRINCE2; то позволява тяхното приспособяване. Наръчникът предоставя насоки за адаптиране във всяка глава за тема и процес
• Управленски продукти (Management Products): PRINCE2 дефинира редица управленски продукти, които подкрепят темите и процесите. Те включват документи, записи и отчети. Примери са Бизнес обосновка, Планове, Отчет за прогреса (Highlight Report), Отчет за завършване на проекта (End Project Report), Проектна инициационна документация (PID), Регистър на рисковете, Регистър на проблемите, Регистър на качеството и други
◦ Проектната инициационна документация (PID) е централен документ, който събира цялата информация относно „какво, защо, кой, как, къде, кога и колко“ за проекта
◦ Описанието на продукта (Product Description) дефинира това, което трябва да бъде доставено, включително качеството му. Качествените критерии в описанието на продукта трябва да бъдат специфични и измерими
◦ Регистър на уроците (Lessons log): Използва се за записване на уроци, научени по време на проекта
• Планиране, базирано на продукти (Product-based planning): Подход за планиране, който се фокусира върху дефинирането на продуктите, които ще бъдат създадени
. Структурата на разбивка на продуктите (Product Breakdown Structure) е йерархична декомпозиция, ориентирана към продукта
• Комуникационно-управленски подход (Communication management approach): Описва средствата и честотата на комуникация със заинтересованите страни. Включва планиране, осъществяване и измерване на ефективността на комуникациите
Организационно приемане на PRINCE2
• Организациите често адаптират PRINCE2, за да създадат своя собствена методика за управление на проекти
• Този процес включва адаптиране на PRINCE2 към организационните нужди и вграждане (embedding) на адаптираната методика в работните практики на организацията
• Вграждането изисква управление на промяната и включва дейности като обучение, коучинг, менторство, ангажиране на заинтересованите страни, маркетинг и комуникации, за да се осигури последователното използване на метода
• Последователната терминология е важна за комуникацията и разбирането при създаването на организационна методика
• Организациите могат да категоризират проектите си по сложност и да предоставят насоки за това как PRINCE2 трябва да бъде адаптиран за всяка категория